راهکارهایی برای مدیریت پروژه های پیچیده
یکی از مسائلی که همه مدیران پروژه با آن در مواجه با پروژه های پیچیده روبرو هستند حجم گسترده تغییرات در محدوده پروژه است ، در کنار این مسئله فشردگی های زمانی و فشارهای تجاری مربوط به نهایی سازی پروژه جهت ارائه سرویس بر اهمیت حجم گسترده تغییرات محدوده می افزاید. در واقع اگر بخواهم به زبان ساده تر این شرایط را شرح دهم دراین محیط محدوده پروژه تا حد زیادی نامشخص میباشد و تنها کلیات کار تعیین گردیده است همچنین فرصتی هم جهت مطالعه بیشتر بدلیل شرایط رقابتی بازار و اهداف تجاری سازمان وجود ندارد در کنار این موارد همین محدوده غیر شفاف نیز دچار تغییرات زیادی میگردد.
در این شرایط مدیران پروژه با غولی به عنوان تغییر روبرو هستند که هر یک از آنها میتواند باعث شکست پروژه گردد. در این شرایط موردی که بسیار حائز اهمیت میگردد “مدیریت وقایع در پروژه است”. این شرایط دیگر جایی برای مدیریت پروژه بصورت کلاسیک باقی نمیگذارد. مدیر پروژه از سمت دپارتمان های مختلف سازمان تحت فشار است تا در زودترین زمان پروژه را به بهره برداری برساند و تغییرات به سرعت پروژه را متاثر میکنند. برای مثال در این شرایط دیگر چیزی به نام ساختار شکست کار پروژه مفهوم و ارزش خود را از دست می دهد.
در این شرایط بنده مواردی که میتواند در مواجه با این نوع از پروژه ها مفید باشد را مطابق به تجربه شخصی خدمت شما دوستان به اشتراک قرار میدهم.
درکنار مشخص کردن تمامی الزامات در مدیریت پروژه.
1- کلیه تغییرات را ثبت بررسی نموده و تمام قسمت های مربوطه را از جنبه های گوناگون آن مطلع نمایید و نظر آنها را در آن خصوص جویا شوید.
2- کلیه اقداماتی که میبایست در هر روز انجام پذیرد را روزانه با تیم های کاری پروژه چک و بررسی نمایید و اطمینان یابید که همه چیز شفاف است و تیم های کاری در زمان های مقرر میتوانند کار را نهایی سازند و هیچ نیازمندی خاصی در کار نادیده گرفته نشده است.
3- هر زمان که کاری طرح میگردد ، دقت نمایید که مسول ازنجام کار بدرستی مشخص گردد. اجازه ندهید کاری بدون یک مسئول واحد جهت پاسخگویی باز بماند حتی بسیار کوچک
4- به مسئول انجام هر کار زمانی را فرصت دهید تا به کار مورد نظر خوب فکرکند و بعد عنوان نماید که کار چقدر طول خواهد کشید ، در هر روز چه مقدار زمان میتواند صرف آن کند همچنین تمامی نیازمندی های که میبایست برایش در اجرای کار فراهم گردد را مطرح نماید. و اگر موردی وجود دارد که میتواند باعث تاخیر در کار وی گردد حتما عنوان نماید.
5- هر روز وضعیت تمامی کارهای درحال اجرا را بررسی نمایید و مطمئن گردید محدوده هر یک از فعالیت ها تغییر نکرده است و مشکلی پیش نیامده است.
6- در زمان بررسی وضعیت فعالیت ها لبخند را فراموش نکنید. و با روحیه بسیار مناسب وضعیت کارها را از تیم های پروژه جویا شوید. سعی کنید برای اینکار تا حد امکان از ارسال میل اجتناب کنید، همچنین از تیم های کاری درخواست نکنید که نزد شما برای ارائه اطلاعات حاضر شوند. شما شخصا پیش تیم های کاری بروید و وضعیت کارها را از آنها جویا شوید.
7- دقت کنید شما تنها کسی نیستید که فشار پروژه بروی او میباشد این فشار برای تمام تیم های پروژه نیز وجود دارد لزا شرایط آنها را درک کنید. در این شرایط همه کارها ثبت کنید و دقیق باشید ولی در زمان پیگیری کارها روش های غیر رسمی بیشتر میتواند جوابگو باشد.
8- در زمان وقوع مشکلات در اجرای کار مشکلات تیم های کاری را مشکل خود بدانید و تمام سعی خود را در کمک به تیم های کاری در رفع مشکلات بکار برید ، حتی اگر نمیتوانید مثلا در مسائل فنی به تیم های فنی کمک کنید تمایل خود را کمک به آنها بایک جمله ساده “اگر فکر میکنید کمکی از دست من بر میاید حتما مطرح کنید” نشاند دهید. در شرایط سخت و بروز مشکلات تیم های کاری نیازمند حمایت های فکری مدیران خود هستند.
9- همیشه تمامی کارهایی را که میبایست پیگیری نمایید یکبار قبل از شروع کار و یکبار در پایان کار مرور نمایید.
مصطفی لطفی
سلام..من اولین روزه که اومدم تو سایت شما و باید اعتراف کنم خیلی خیلی لذت بردم از مطالب و اطلاعات خوبی که گذاشتین و می تونم بگم این اولین سایتی به زبان فارسی که اینقدر خوب و جامع به بحث مدیریت پروژه پرداخته فقط یک نکته به مطالب بالا اگر اجازه هست می خواستم اضافه کنم و اینهم بر گرفته از تجربیات خودم و اون اینکه در ایران چون مردم ما احساسی هستند و بیشتر با حسشون کار انجام میدن اگر بخواهیم بهتر مدیریت کنیم و با تنش کمتر و راندمان بهتر در محیط کار مواجه بشیم باید قلبشون و احساسشونو بدست بیاریم و فکر میکنم این یک تفاوت بارزی بین مدیریت در ایران و خارج از کشور….. بازم تشکر می کنم از سایت خوبت
حرفت درسته ،شاید چون تیم پروژه من ایرانی نیستند این آیتم به چشم نیمد
ممنون از نکته ای اکه اشاره کردی