اهمیت مشخص کردن عملکرد دفترمدیریت پروژه

با سلام
وقتی ما میخوایم دفتر مدیریت پروژه را در یک سازمان پیاده سازی کنیم باید دقت نماییم که تعیین و مشخص کردن سنجه هایی برای ارزیابی عملکرد دفتر مدیریت پروژه میتونه برای بقای دفتر مدیریت پروژه بسیار حیاتی و تعیین کننده باشه ، اگر ما نتوانیم بشکلی واضح عملکرد دفتر مدیریت پروژه را بسنجیم به احتمال قوی در پیاده سازی آن دچار مشکل شده و به بیماری دفتر مدیریت پروژه مبتلا خواهیم گشت. دراین پست من تنها چند مورد که بصورت کلاسیک در مشخص کردن عملکرد دفتر مدیریت پروژه مطرح شده است را اشاره خواهم کرد ولی…. زمان عملیاتی شدن پروژه
یکی از فاکتورهایی که برای نشان دادن عملکرد دفتر مدیریت پروژه میتواند مورد ارزیابی قرارگیرد زمان عملیاتی شدن پروژه های سازمان است ، شما فرض کنید در یک سازمان دفتر مدیریت پروژه را پیاده سازی کرده اید ، برای مدیران ارشد سازمان پایان پذیرفتن پروژه ها در زمان های مورد انتظارشان دارای اهمیت است چراکه هرچه پروژه بیشتر از زمان مورد انتظار به پایان برسد به همان اندازه برای سازمان هزینه اضافی و سود از دست رفته باید حساب گردد.
زمان عملیاتی شدن پروژه= زمان مورد انتظار برای عملیاتی شدن پروژه تقسیم بر زمان واقعی عملیاتی شدن پروژه
شما اگر برای هر یک از پروژه های سازمان همین فاکتور ساده را نظر بگیرید میتوانید از آن در سنجش عملکرد سازمان استفاده کنید. این نسبت میتواند بصورت جمع وتفریق هم باشد ولی نسبت نتیجه بهتری را نشان میدهد.
برای مثال اگر من انتظار دارم پروژه ای 5 ماهه به پایان برسد ولی 20 ماهه به پایان برسد این شاخص 25% محاسبه خواهد شد و میزان انحراف از مقدار مورد انتظار من مشخص است و یا اگر همان پروژه را 3 ماهه به پایان برسانیم در آن صورت 1.66 خواهد بود.
شاخص ROI
یکی دیگر از شاخص هایی که میتواند به عنوان یک سنجه در محاسبه عملکرد دفتر مدیریت پروژه مورد استفاده قرار گیرد شاخص ROI میباشد. به هر حال هر پروژه برای سازمان یک نوع سرمایه گذاری به حساب می آید که هدف سازمان نیز از این سرمایه گذاری کسب منفعت میباشد.
ROI = (Revenue – Investment)/Investment*100
تنها زمانی که میخواهید از این شاخص استفاده کنید باید دقت نمایید که این شاخص را نباید برای کل سازمان در نظر بگیرید بلکه باید برای هر پروژه به تفکیک منظور نمایید. این شاخص به دفتر مدیریت پروژه کمک میکند تا بتواند شاخصی را برای مشخص کردن عملکرد مالی پروزه هایی که در آن ها درگیر است داشته باشد.
نرخ رشد فروش سازمان
یکی دیگر از شاخص هایی که میتواند برای نشاندادن عملکرد دفتر مدیریت پروژه استفاده شود میزان افزایش و یا کاهش نرخ فروش سازمان است البته این شاخص برای سازمان های تولیدی یا خدماتی میتواند استفاده شود.
ولی …
و الان زمان پرداختن به کلمه “ولی…” هست که در ابتدای سخنم به آن اشاره کردم، از نگاه بنده هر یک از این فاکتورها که در بسیاری از مقاله ها و کتاب ها میتوانید آنها را پیدا کنید خوب هستند ولی لزوما نمیتوانند عملکرد دفتر مدیریت پروژه سازمان مارا نشان دهند. برای مثال فرض کنید سازمان با بحران مالی روبرو شود و نتواند از نظر مالی پروژه های خود را حمایت کند در این شرایط ناخواسته تمام این شاخصها که اشاره شده است عملکرد ضعیفی را برای دفترمدیریت پروژه نشان خواهد داد. ولی این نکته نیز نباید موجب شود تا کلیت قضیه را زیر سوال برده و شاخص هایی را برای شناسایی عملکرد دفتر مدیریت در نظر نگیریم.
از نگاه بنده شاخص هایی که میبایست مشخص کنیم تا بر اساس آن عملکرد دفتر مدیریت پروژه مورد ارزیابی قرار گیرد کاملا به اهدافی که سازمان از ایجاد دفتر مدیریت پروزه دنبال میکند بستگی دارد و سازمان با سازمان میتواند متفاوت باشد. شما میبایست درگام نخست شناخت کاملی از دفترمدیریت پروژه برای مدیران ارشد سازمان ایجاد نمایید سپس بعد از اینکه شناخت مناسبی از دفتر مدیریت پروژه برای مدیران ارشد سازمان ایجاد گردید حال میبایست از آنها بخواهید که اهدافی را که از ایجاد دفتر مدیریت پروژه دنبال میکنند و انتظاراتشان را مشخص کنند. سپس وظیفه شماست که این اهداف را تبدیل به شاخص های قابل اندازه گیری کنید. و دفتر مدیریت پروژه را در جهت بر آورده کردن آن نیازها حرکت دهید. در این وضعیت تنها شاخص هایی که میتواند عملکرد دفتر مدیریت پروژه را نشان دهد میزان تحقق آن اهداف در سازمان است.
مصطفی لطفی